L'examen des procédures de commande de fournitures médicales est essentiel pour les cabinets de médecins qui cherchent à réduire leurs dépenses de fonctionnement. La moitié inférieure des bilans des cabinets peut être indûment gonflée par des inefficacités manuelles qui peuvent être éliminées en utilisant la technologie pour automatiser leur processus de gestion des fournitures médicales.
En réalité, le processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement comporte certaines étapes cruciales. Les cabinets médicaux qui cherchent à réduire les coûts dans le nouvel environnement de soins basé sur la valeur peuvent améliorer l'efficacité et l'efficience de l'ensemble du processus d'inventaire des fournitures médicales en automatisant chaque étape grâce à des solutions numériques.
1. Automatisez l’évaluation des fournitures médicales
L'évaluation est la première étape du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il s’agit de savoir ce qu’un cabinet a sous la main et ce dont il a besoin pour prendre soin de ses patients. Cette procédure est généralement manuelle et désorganisée. Le processus typique implique de ne pas savoir ce qui est requis, combien sont nécessaires ou où obtenir ce qui est requis.
Pour un cabinet médical, les systèmes de gestion des fournitures médicales tels que les codes-barres et les scanners peuvent automatiser chacun de ces trois choix. Ils sont conscients de la nécessité. Ils connaissent la quantité appropriée de chaque article à avoir sous la main à un moment donné. Ils savent également où un cabinet peut acheter les quantités et les matériaux nécessaires au moment opportun.
Cela raccourcit non seulement le processus de la chaîne d'approvisionnement, mais augmente également la précision et minimise les erreurs telles que l'achat de trop d'une chose et une commande insuffisante d'une autre. De plus, cela affecte directement la qualité et la sécurité du traitement des patients.
2. Consolider l’approvisionnement en fournitures médicales
Le processus d'approvisionnement est la prochaine phase du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Cela signifie sortir, identifier et obtenir les fournitures de bureau et médicales qui sont suivies par l'évaluation. La technologie automatise et rationalise ce processus, de sorte qu'un cabinet n'a pas besoin de passer de nombreux appels téléphoniques à différents fournisseurs ou de visiter de nombreux sites Web pour trouver ce dont il a besoin. Un exemple principal est un site Web unique qu'une clinique utilise pour commander la majorité de ses fournitures de laboratoire, médico-chirurgicales et de bureau.
Il y aura toujours un élément ponctuel qui devra être traité en dehors du portail unique, mais il devrait s'agir de l'exception plutôt que de la règle. Cela dit, une solution technologique à portail unique devrait être utilisée par un cabinet pour acheter 90 % de ses besoins.
3. Gérer la réception de fournitures médicales en ligne
La réception est la troisième phase de la procédure de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Cela implique de s’assurer qu’un cabinet reçoit les approvisionnements appropriés, le bon volume de marchandises et les bons prix. Lorsque la boîte est trouvée à la réception, cela peut être fait manuellement en comparant le bordereau d'emballage à tout ce qui se trouve à l'intérieur.
Ou bien, il peut être automatisé à l’aide d’une technologie similaire à celle utilisée pour envoyer des notifications et des confirmations par courrier électronique ou par SMS pour les achats au détail effectués par les consommateurs via une plateforme d’achat en ligne.
4. Rapprocher électroniquement les commandes de fournitures médicales
La réconciliation est la quatrième et dernière étape du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Habituellement, la personne qui passe la commande est différente de celle qui effectue le paiement. Le service comptable reçoit les factures par voie électronique et les compare au bon de commande, à la confirmation d'expédition et à la facture pour s'assurer que le cabinet paie le montant correct pour les articles achetés. Le résultat final est un paiement précis et rapide des fournitures médicales. De plus, une telle stratégie produit une piste d’audit électronique pour les achats.
Conclusion
Dans l’ensemble, la technologie peut jouer un rôle central dans l’amélioration de la gestion des approvisionnements médicaux. Les organisations peuvent améliorer leur gestion des stocks et rationaliser leurs chaînes d'approvisionnement en automatisant les processus et en utilisant l'analyse des données. En retour, cela peut contribuer à réduire les coûts, à améliorer les soins et les résultats pour les patients et à accroître l’efficacité.
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